Keunggulan Perangkat Lunak Project Management

Aplikasi Project Management

Bagi perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi, teknologi informasi, periklanan, desain, jasa akuntansi dan keuangan tentu sering dihadapkan pada proyek. Menangani proyek dan tugas secara profesional juga menjadi tujuan dari organisasi non profit dalam menyelenggarakan acara dan kegiatan. Bagaimana membuat perencanaan, manajemen tugas dan biaya hingga pekerjaan selesai sesuai target merupakan tantangan bagi setiap Project Manager.

Menggunakan kertas kerja, daftar inventaris, agenda, jadwal, buku anggaran hingga catatan kecil adalah peralatan wajib. Dengan adanya software Project Management, para manajer sangat terbantu dalam menangani tugas-tugas ini. Metode Gantt Charts maupun Kanban Board yang populer kerap menjadi perangkat yang ditawarkan aplikasi macam ini untuk membantu anda. Pekerjaan jadi lebih terstruktur, terkontrol, semakin produktif karena kemampuan kolaborasi dan otomatisasi.

Beragam aplikasi berbasis cloud ditawarkan, namun menyediakan paket gratis yang sangat memadai untuk proyek atau tim skala kecil menengah. Misalnya ada aplikasi ClickUp dan Agantty yang menggunakan metode Gantt Charts, dan aplikasi dari Freedcamp dan MeisterTask jika lebih suka dengan Kanban Board. Fiturnya sudah cukup lengkap dengan customer support yang responsif, serta diberikan fasilitas web storage. Terlebih, aplikasi ini memberi opsi integrasi dengan Zendesk, GitHub, Dropbox dan Google Drive.

Jumlah proyek yang dapat anda buat tak terbatas dan dapat mengundang orang lain untuk berkolaborasi secara real-time. Kolaborasi via aplikasi membuat manajer dan tim bekerja sama dengan panduan masterplan yang sama. Kolaborasi membuat ide, perubahan, penyesuaian dan pengumuman dapat dikerjakan lebih cepat, memangkas waktu rapat. Beban kerja yang berlebih dari seorang staf atau pekerjaan yang terbengkalai dapat dialihkan ke staf lain yang siap. Fitur ini dapat mengatur hak akses, level anggota dan dapat mengundang partisipan tamu.

Hal lain yang menjadi keunggulan perangkat lunak Project Management adalah kemampuan Project Tracking atau Time Tracking. Berdasarkan perencanaan, pembagian tugas, alokasi waktu, dan anggaran yang telah anda buat, maka aplikasi akan melacak dan menampilkan perkembangan dari setiap tugas itu. Berapa persen yang telah dikerjakan, berapa sisa waktu dan anggaran. Ini akan memberi notifikasi dan menampilkan status pada dasbor aplikasi, sangat membantu anda dalam memantau beberapa proyek yang berjalan bersamaan.

Keunggulan lainnya adalah otomatisasi untuk tugas berulang yang terjadi secara teratur. Anda bisa mengotomatiskan alur kerja yang terjadi mingguan, bulanan atau lainnya. Ketika tim anda memberi tanda selesai pada tugas A, tugas B akan muncul secara otomatis untuk mereka kerjakan.

Aplikasi Project Management membantu tugas anda dalam merencanakan, memantau, dan mengendalikan biaya, sumber daya dan jadwal proyek sehingga mereka berhasil tepat waktu, sesuai anggaran, sesuai lingkup pekerjaan, dan memenuhi tujuan, baik untuk bisnis maupun kegiatan lain seperti komunitas olahraga dan sosial. Pada umumnya fitur aplikasi yang utama adalah berikut ini.

  • Perencanaan Proyek
  • Manajemen Tugas
  • Pengelolaan Sumber Daya
  • Kolaborasi
  • Time Tracking
  • Monitoring dan Reporting

Untuk aspek network security, kerahasiaan  data, komunikasi dan aktivitas proyek anda beserta tim terenkripsi dengan Secure Socket Layer (SSL) 256-bit. Proyek tidak dapat diakses oleh orang lain, atau diindeks oleh mesin pencari, terlindungi oleh firewall berlapis. Lalu ada Two-Factor Authentication sebagai lapisan perlindungan tambahan ke akun anda dan tim. Setiap kali login, anda harus memasukkan password dan kode keamanan dari aplikasi. Lapisan keamanan ini memastikan bahwa akun pengguna tetap aman bahkan jika password jatuh ke tangan yang salah.

Selain akses web-based, aplikasi yang membantu kerja produktif ini bisa juga untuk instalasi pada komputer Mac dan Windows, dan beberapa juga bisa di Linux. Tersedia pula untuk gadget dengan operating system iOS dan Android.(fer)

Close Menu