Teknologi Informasi yang Efektif Bagi UKM

teknologi informasi UKM

Bagi para pengembang usaha kecil menengah, mungkin kebutuhan investasi Teknologi Informasi (TI) belum menjadi kebutuhan yang mendesak. Apalagi jika perusahaan masih terasa berjalan normal dan memberi keuntungan. Namun sangat sedikit usaha kecil yang mampu beroperasi baik secara efektif dan menguntungkan tanpa hadirnya TI.

Penerapan TI dapat menambah keberhasilan bisnis secara signifikan. Hal ini mungkin sudah lumrah dipahami kalangan pebisnis besar Sekarang tantangannya adalah, bagaimana supaya implementasi teknologi informasi yang efektif bagi UKM dapat dipandang sebagai prioritas. Mari kita tinjau beberapa hal di bawah ini.

1. Pahami alur bisnis hulu hingga hilir, bagian mana yang perlu dibenahi, dikurangi atau ditingkatkan. Keahlian bidang TI untuk usaha kecil diprioritaskan untuk melayani kebutuhan bisnis jangka pendek namun dengan visi jangka panjang.

2. Prioritaskan pengembangan teknologi di bagian paling vital, namun tidak melupakan bagian lain sebagai pendukung usaha. Dengan kata lain, investasi IT selalu fleksibel dan dapat menjangkau semua aspek yang hendak dimaksimalkan.

3. Bukalah perspektif diri dan segenap karyawan terhadap perkembangan teknologi. Hilangkan rasa takut dan gagap teknologi, karena merupakan sebuah keuntungan bagi perusahaan dan Sumber Daya Manusia (SDM) itu sendiri jika senantiasa mau belajar dan menyesuaikan diri terhadap perkembangan teknologi. Hal baru juga dapat menjadi perangsang, refreshment, dan motivasi SDM serta menjadi alat ukur bagi manajemen.

4. Untuk implementasi aplikasi TI, kita bebas dan tidak terikat pada aplikasi atau perangkat lunak apapun. Banyak pilihan aplikasi Open Source atau bahkan yang gratis yang umum digunakan, seperti aplikasi untuk Email, CRM (Customer Relationship Management) dan dokumen PDF. Ada pula aplikasi untuk olah dokumen seperti OpenOffice dan LibreOffice, lalu ABC Inventory untuk database inventaris gudang, NolaPRO untuk sistem akuntansi, ProffittCenter untuk bisnis retail (Point of Sales) dan Advanced Enterprise untuk operasional bisnis terpadu. Aplikasi Open Source sudah memiliki komunitas tersebar di seluruh dunia untuk mendapatkan info, update program, dan pertolongan di saat trouble.

5. Aplikasi yang anda pilih bisa juga menggunakan software berbasis web dibandingkan software instalasi tradisional berbasis desktop atau server. Software berbasis web dan open source akhir-akhir ini lebih dipilih karena sesuai dengan kebutuhan terutama untuk usaha kecil dan menengah. Pada software berbasis web, anda tidak perlu direpotkan dengan urusan hardware, instalasi, keamanan data, update maupun maintenance, karena hal ini sudah ditangani oleh pihak vendor dengan biaya bulanan yang relatif ringan. Akses aplikasinya pun dapat dilakukan dimana saja melalui internet. Terobosan ini dikenal dengan istilah Software as a Service (SaaS) atau Software on Demand.

6. Untuk kebutuhan telekomunikasi, implementasi TI akan memegang peran signifikan. Melalui jalur internet, anda dapat menggunakan sistem telekomunikasi IP PBX, yaitu sistem telepon dengan fitur komplit yang menyediakan panggilan melalui jalur internet (Voice over Internet Protocol). Seluruh percakapan dikirim sebagai paket data melalui jaringan. Teknologi meliputi fitur komunikasi canggih yang gratis dan berkualitas baik. Perusahaan tidak perlu mengutak-atik alat komunikasi yang sudah ada tetapi dengan adanya IP PBX, anda dapat melakukan koneksi ke telepon tradisional (Telkom) melalui VoIP Gateway. Kebutuhan telekomunikasi ini juga dapat menggunakan aplikasi Instant Messenger. Tak hanya pesan teks singkat, tetapi semakin banyak dimanfaatkan untuk komunikasi audio video jarak jauh.

7. Anda dapat membangun server ekonomis untuk lingkungan jaringan dengan akses berbagi file dan printer ke seluruh komputer pengguna dengan sistem Windows maupun Macintosh. Fasilitas ini mampu menyimpan dan mengambil informasi via Web, FTP atau berbagi file dan printer oleh beberapa pengguna sekaligus. Lalu hubungkan server dengan ISP (Internet Service Provider) anda, maka server akan otomatis bertindak sebagai gateway untuk mengalirkan akses internet ke seluruh jaringan anda, tanpa perlu tambahan perangkat lunak lain.

8. Pilihlah pembelian hardware yang efisien dan tepat. Misalnya untuk printer, fax dan copier, anda perlu mempertimbangkan kapasitas dan biaya cetak. Mesin yang murah bisa saja boros pada pemakaian tinta atau toner serta terbatas kapasitas memorinya untuk dapat di sharing. Pilih satu unit yang berkualitas dengan biaya operasional rendah dan mampu di share ke banyak pengguna, itu akan lebih efisien.

9. Gunakan Connection Teaming untuk meningkatkan bandwidth internet sehingga bisa setara kualitas jalur internet Dedicated Connection. Bandwidth lalu lintas data menjadi besar dan cepat dengan biaya bulanan yang jauh lebih hemat. Itulah beberapa tinjauan penerapan teknologi informasi yang efektif bagi UKM dan akan membawa potensi baru serta nilai tambah bagi perusahaan anda.(fer)